这一体系最为直接的功能在于可以直接管理各种档案信息资源，并且可以给用户提供针对性的服务功能，使得档案管理的服务能力得到延伸。由于电子文档不同于纸质文档，存在较多的安全问题，因而还有必要健全基础的电子文档安全管理体系，加强档案资源的安全管理。
这不仅能够使得档案管理的信息功能得到持续拓展，还可以确保基础的电子文档得以自动上传，并得到相应地整理，便于后期的查询和信息服务。此外，文档信息处理体系的功能非常健全，它的覆盖面相当广泛，基础的档案内容也较为丰富，可以确保其中的大多数文档信息得到较高的利用率。
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